您使用哪些 Workday 模組,以及人力資源數據如何流入財務系統,將決定 NetSuite 整合的架構。
每個沒有連線的薪資週期,都意味著有人需要手動根據 Workday 資料建立分錄。每個期間的清理工作會不斷累積。
Oracle ERP 專業認證透明定價上線後支援

The Problem
Workday 掌握人力編制與薪酬數據。NetSuite 需要這些數據來過帳薪資分錄並進行核准流程。
薪資在 Workday 中結算後,再由專人將其轉換為 NetSuite 的分錄,並按部門、成本中心和公司進行拆分。新進員工、離職和組織重組等資訊不會自動流入 NetSuite 所依賴的員工記錄,而這些記錄用於費用核准和採購單流程。間隔時間越長,手動清理的工作就堆積得越多。

專人於每次薪資運行後匯出 Workday 薪資總額,並手動在 NetSuite 中建立分錄。這需要數小時,且成本中心拆分從未完全正確。
Workday 的薪資輸出會映射到具有正確子公司、部門和會計科目代碼的 NetSuite 分錄。無需匯出,無需重新輸入。
員工在 Workday 中入職,但數天或數週內在 NetSuite 中不存在。在財務部門補上資料前,他們無法提交費用或被指派為採購單核准人。
Workday 中的新進員工於當天獲得對應的 NetSuite 記錄,且部門、主管和核准層級已設定完成。
員工在 Workday 中已離職,但其 NetSuite 記錄仍保持有效。他們會出現在核准工作流程中,未結的費用報表也會影響結帳。
當 Workday 處理離職時,NetSuite 記錄會同步停用,未結的核准任務會自動重新指派。
Workday 追蹤組織異動,但 NetSuite 未能接收。員工的費用持續過帳到舊部門,直到有人手動修正科目分段。
Workday 中的部門調動和成本中心變更會自動更新 NetSuite 中對應的科目分段。費用分攤保持最新狀態,無需手動干預。
Workday 計算福利成本。財務人員使用一個總是落後一個月的試算表,在 NetSuite 中重新輸入計提分錄。年底時有人進行對帳並發現差異。
來自 Workday 的福利成本作為薪資分錄的一部分,過帳至 NetSuite 中正確的總帳科目。無需單獨的計提試算表。
薪資數據在 Workday 中。福利數據在另一份報表。費用在 NetSuite 中。要取得每位員工的總成本,意味著每次有人詢問時,都需從三個地方提取資料並進行合併。
薪酬、福利和費用數據全部匯入 NetSuite。儲存的搜尋結果可顯示每位員工、每個部門或每個公司的完整成本,無需任何匯出。
Workday + NetSuite 整合
規劃前我們會確認的事項
您使用哪些 Workday 模組,以及人力資源數據如何流入財務系統,將決定 NetSuite 整合的架構。
哪些 Workday 模組是關鍵(HCM、薪資、財務管理、費用),以及哪些數據會流入 NetSuite。
Workday 的成本中心與監督組織如何映射到 NetSuite 的子公司、部門、類別。
使用 Workday 的 Integration Cloud(EIBs、Studio)或中介軟體,以及數據需要同步的頻率,將決定整體架構。
Workday 中的入職、離職和職務變更是否應觸發 NetSuite 中的相應操作,例如供應商建立、核准流程指派。

我們可以據此規劃數據流、欄位映射和所需投入的工作量。

Workday 的人力資源與薪資事件會觸發 NetSuite 中的記錄建立與更新,透過一個已映射、事件驅動的管道,同步員工資料、組織異動、薪資分錄和福利成本。
大多數 Workday + NetSuite 整合方案能在兩到三週內完成規劃,並在 8 到 12 週內上線運行。讓我們為您規劃專屬方案。
Showing 1 of 1 ERP / HCM Integrations
主要成本驅動因素包括您是否使用預先建置的連接器(如 Celigo,提供特定的 Workday 員工數據範本)或 Workato,相對於使用 Workday 的 RaaS、EIB 或 Studio API 進行自訂開發,以及您在核心 HCM 之外涉及 Workday 模組的深度。使用預先建置範本進行基本員工同步可能需要 8-10 週,但涉及將 Workday 的監督組織對應至 NetSuite 的部門/類別/成本中心、將薪資日記帳分錄同步至 GL、處理 Worktags 對應,或觸及多個 Workday 業務流程(招聘、離職、職務異動)的自訂建置可能需要 16 週以上。您需要在 Workday 中配置專用的整合系統用戶,具備員工數據、薪資和財務模組之間的特定領域權限,再加上 NetSuite 的 SuiteTalk API 存取權(建議使用 SOAP/REST 搭配 TBA)—但要注意 NetSuite 的 API 速率限制(預設 15 個並行請求)以及同步需要對帳的財務/薪資數據時,錯誤處理複雜性的增加。可考慮採取分階段方法(第 1 階段:員工主檔同步,第 2 階段:薪資日記帳),並進行徹底的沙箱測試以處理數據對應挑戰,如將員工類型對應至員工分類,並預算用於 iPaaS 授權以及 Workday 半年更新的維護成本—或針對更簡單的需求,探索使用 Workday EIB 搭配 NetSuite CSV 匯入的低成本替代方案。
是的。每個 Workday 公司對應至一個 NetSuite 子公司。薪資分錄會自動路由至正確的子公司,且當員工跨實體分配工時時,公司間分錄會自動過帳。
我們通常不會遷移歷史薪資交易。整合從截止日期開始重新開始。如果您需要在 NetSuite 中保留歷史資料以維持報告連續性,那是需要單獨範圍確定的獨立資料遷移。
接近實時。Workday 中的新員工、離職和部門轉移在數分鐘內推送至 NetSuite。您可以定義哪些欄位進行同步:姓名、電子郵件、部門、經理、成本中心、僱傭狀態。並非所有資訊都需要流轉,大多數公司都是從基本資訊開始。
通常需要 8 到 12 週。前兩到三週用於範圍界定:將 Workday 的主管組織和成本中心對應至 NetSuite 子公司、部門和類別。建置和測試再需五到八週,包括並行薪資執行,以在關閉手動流程前驗證日誌分錄。
每次 Workday 薪資支付執行後,該整合會在 NetSuite 中產生分錄,依照您在範圍確定期間定義的 GL 帳戶、部門和成本中心進行借項和貸項分割。雇主端稅款、福利和扣款各自過帳到各自的帳戶。該對應是可配置的,因此當您的科目表變更時,該整合會自動調整,無需重新構建。
準備好連接 Workday 和 NetSuite 了嗎?
Our engineers will review your setup, map your systems, and, if it makes sense to move forward, provide a clearly scoped proposal. No pressure.