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Netsuite 整合方案

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Teamwork + NetSuite 整合方案

您的團隊在 Teamwork 中追蹤工時。財務部門從 NetSuite 開立發票。有人則在試算表中將時間記錄與計費排程進行核對。

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Teamwork 標誌

The Problem

Teamwork 中的計費工時需與 NetSuite 中的發票相符。預算需反映實際使用情况。但兩者目前無法同步。

代理商使用 CSV 和手動輸入來同時處理 Teamwork 和 NetSuite。這在一段時間內行得通。但一旦您擁有 50 多個具有不同計費模式的活躍專案,您就會因漏計計費工時和延遲發票而損失資金。

何時 Teamwork + NetSuite 整合方案是更佳選擇

時間記錄需等待每月手動匯出

有人從 Teamwork 下載 CSV,重新格式化以供 NetSuite 使用,然後上傳。如果他們休假,發票開立就會等待。如果欄位對映變更,記錄會靜默失敗。

核准工時數小時內流入 NetSuite

Teamwork 中的核准工時過帳至 NetSuite 作為計費收費記錄,並連結至正確的專案、客戶及費率。財務部門當天即可見,而非等到月底。

里程碑計費取決於有人記得通知財務

交付成果在 Teamwork 標記為完成。計費觸發點位於合約 PDF 或 PM 的筆記中。除非有人發送電子郵件,否則 NetSuite 並不知情。

里程碑完成在 NetSuite 觸發計費事件

當 Teamwork 中的里程碑任務清單達 100% 時,NetSuite 中會建立計費事件,發票即可供審核 — 無需追問,無需發送電子郵件。

您直到專案結束才發現專案虧損

工時記錄在 Teamwork 中,但直到無法調整範圍或人員配置時,才有人將其與預算進行比較。當數據浮現時,專案已經結束。

工時核准時在 NetSuite 中的成本可見性

Teamwork 的時間成本在核准時即過帳至 NetSuite 的專案預算。專案經理與財務部門可在仍有時間採取行動時,看到利潤率侵蝕。

發票每個計費週期都從頭開始建立

每個週期,有人提取時間數據,與合約條款核對,套用正確費率,並逐行構建發票。每位客戶需耗費數小時。

發票從 NetSuite 中已有的數據預先填充

計費工時與里程碑費用已位於 NetSuite 中,並附有正確費率及專案代碼。生成發票變成審核步驟,而非構建專案。

專案進度位於 Teamwork,REV REC 發生於 NetSuite

對於固定費用專案,收入應基於交付進度進行認列。但兩個系統從不互通,因此 rev rec 基於季度初所做的估算。

Teamwork 中的專案進度驅動收入認列

Teamwork 的完成百分比反映至 NetSuite 的收入認列排程。您的財務報表在整個期間反映實際交付狀態。

客戶獲利能力需從兩個系統提取並合併

交付數據位於 Teamwork。財務數據位於 NetSuite。要完整掌握客戶成本與收費情況,意味著需匯出兩者並手動合併。

NetSuite 中按客戶、專案或服務線劃分的利潤率

由於時間成本、里程碑計費及專案費用均在 NetSuite 中,您可以執行已儲存搜尋,顯示任何維度的獲利能力 — 無需試算表。

Teamwork + NetSuite 整合方案

範圍定義前我們將確認的事項

Teamwork 專為客戶服務而設計,因此整合方案通常涉及計費、工時及專案財務。

專案類型與計費

同步的專案是維持費合約、固定費用專案,還是工時與材料 (T&M) 工作,以及這如何對應至 NetSuite。

時間追蹤至發票

Teamwork 中的計費工時是否會流入 NetSuite 以生成發票,並使用同步的計費與成本費率。

里程碑與預算同步

里程碑是否觸發計費事件或收入認列,以及預算是否能與 NetSuite 專案記錄進行核對。

費用與記錄建立

費用記錄是否過帳為供應商發票,以及新客戶記錄是否自動建立對應的 Teamwork 專案。

Crash illustration

這足以定義整合方案範圍並制定務實的交付計劃。

TEAMWORK + NETSUITE

整合方案運作方式

核准的時間記錄在核准後數小時內即過帳至 NetSuite 專案記錄。里程碑完成會自動觸發計費事件,專案完成百分比則會反映至收入認列排程。

核准時間記錄過帳至專案
Teamwork 中核准的工時過帳至 NetSuite 作為計費收費,並連結至正確的專案、客戶及費率卡。
里程碑完成建立計費事件
當 Teamwork 里程碑達 100% 時,整合方案會在 NetSuite 中建立計費事件,包含專案代碼、里程碑金額及合約條款。
完成百分比驅動 Rev Rec
對於固定費用專案,Teamwork 完成百分比會更新 NetSuite 收入認列排程,以反映實際交付進度。
時間成本過帳至專案預算
每筆核准記錄均帶有成本費率及計費費率。成本過帳至專案預算,以便在工時核准時可見利潤率。
過帳前記錄驗證
時間記錄在過帳至 NetSuite 前會檢查必填欄位。缺少或數據不明的記錄將保留在審核佇列中。

大多數 Teamwork + NetSuite 整合方案的範圍定義可在兩週內完成,並在 6 至 8 週內上線。讓我們為您規劃。

Teamwork + NetSuite 整合方案

常見問題

成本複雜性始於 Teamwork 的原生整合僅單向同步時間日誌到 NetSuite(需要 Scale 計畫或更高版本),因此如果您需要專案、里程碑或甘特圖數據流向 NetSuite,或任何數據回流到 Teamwork,您將面臨需要自訂開發或使用 Skyvia 等中介軟體的情況。光是 OAuth 2.0 設置本身就可能是個技術障礙,因為 NetSuite 有憑證需求,而且許多實施在 NetSuite 的位置強制執行時會遇到問題,若您的角色配置不完美會阻止同步。由於 Teamwork 的專案類別和客戶結構無法乾淨地對應到 NetSuite 的專案會計,您很可能需要自訂指令碼來處理超出基本時間項目轉移以外的任何內容,特別是如果您嘗試同步資源規劃或專案範本。

隨著時間成本從 Teamwork 匯入,且收入在 NetSuite 中進行追蹤,您可以建立已儲存的搜尋與儀表板,顯示按專案、客戶或服務線劃分的利潤率。數據會隨著工時記錄獲核准而即時更新,讓您掌握最新數字,而非僅限於上個月的快照。

這對代理商來說是常見的做法。該整合支援 T&M、固定費用、保留費和混合模式。Teamwork 中的每個專案都對應到 NetSuite 中的一個計費配置,用於確定時間項目如何轉換為發票行項目。您在設定期間按專案設定規則,自動化系統就會遵循這些規則。

可以。來自 Teamwork 的專案完成百分比會流入 NetSuite 的收入確認排程。對於固定費用合約,這意味著您的已確認收入反映實際交付進度,而非直線攤銷假設。具體的收入確認方法取決於您的會計政策,我們會在範圍界定期間進行配置。

能。您可以定義 Teamwork 中哪些任務清單或里程碑代表計費事件。當它們標記為完成時,整合會在 NetSuite 中建立相應的費用或銷售訂單行。您的財務團隊審核並發送發票,而不是等待專案經理標記它。

通常需要 6 到 8 週。前兩週主要涵蓋範圍界定:對應您的計費模式(T&M、固定費用、月費制)、定義哪些時間輸入欄位進行同步,以及在 NetSuite 中設定專案對客戶的對應。建置和測試需要 4 到 6 週,包括一個平行期間,其中同步的資料會與您現有的手動流程進行驗證。

Teamwork 中已批准的時間條目會根據您的設置同步到 NetSuite,作為費用記錄或時間交易。每個條目都包含項目、任務、團隊成員、可計費費率和工時。財務部門可在批准後數小時內查看數據,而不是在月末。您可以通過使用 Teamwork 中的批准工作流程來控制哪些條目進行同步。

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