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Square + NetSuite 整合方案

Square 的存款到帳時已扣除手續費,因此金額永遠與客戶支付的金額不符。每週需花費數小時才能將其追溯至 NetSuite。

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Square 標誌

The Problem

Square 以淨額(扣除手續費後)結算。1,000 美元的營業日,存款僅為 971 美元。NetSuite 需要完整的金額,並將手續費支出分開記錄。

Square 處理實體店、線上甚至發票交易。但存款是以扣除手續費後的淨額到帳。一個千元營業日並不會帶來千元存款。實際可能只有 971.20 美元。現在您必須在數十筆交易中追蹤那 28.80 美元才能完成對帳。

何時 Square + NetSuite 整合方案會成為更佳選擇

淨存款被記為總收入

銀行顯示一筆 Square 存款,而有人將其記為銷售收入。但實際上是銷售總額減去手續費減去退款再加上小費。總帳從第一天起就是錯的。

存款分解為總額組成部分

每筆 Square 存款被拆分為銷售總額、處理手續費、小費、收取的稅金和退款。收入反映客戶實際支付的金額,手續費則過帳至其專屬的費用科目。

小費虛增收入且薪資負債未被記錄

小費與銷售款項一同存入。若未分開,它們會虛增收入,且應付給員工的金額直到月底有人發現時才被記錄。

小費從第一天起即過帳為薪資負債

小費金額過帳至 NetSuite 中的應付小費科目。當執行薪資發放並支付小費時,負債即被結清。無需猜測應付金額。

稅金已收取但帳簿中未獨立分列

Square 收取銷售稅,但稅金與存款捆綁在一起。如果您的稅負科目沒有每日更新,您只能在申報時估算應繳稅額。

每筆交易的稅金都過帳至負債科目

每筆 Square 交易的銷售稅都會過帳至您 NetSuite 中的應付稅款科目。當您需要時,餘額就在那裡,而不是在季度末根據估算得出。

多分店庫存數量永遠對不上

三個 Square 分店,三個 NetSuite 倉庫。A 分店的銷售減少了 Square 的數量,但 NetSuite 仍保留舊數字,直到有人手動更新。

庫存調整按分店自動同步

每個 Square 分店對應一個 NetSuite 倉庫。任何分店的銷售、退貨和調整都會自動更新對應倉庫的數量,無需人工干預。

退款在總帳中隱形,直到您拉取報表

Square 將退款與當日存款淨額合併計算。財務人員無法看到發生了多少退款或其成本,除非下載單獨的報表並進行交叉比對。

每筆退款在 NetSuite 中都有其專屬的貸方分錄

每筆退款都會在 NetSuite 中建立一張連結至原始銷售的貸項通知單。退款數量、原因和趨勢無需離開系統即可在已儲存的搜尋中查看。

對帳是團隊成員每週的專案任務

有人下載 Square 結算報告,將其與銀行存款比對,並試圖將兩者都與 NetSuite 匹配。這需要數小時,且錯誤會持續累積。

每日對帳變為快速檢視

隨著各組成部分每日正確過帳,NetSuite 中的銀行對帳變成抽查,而非專案。淨存款與其各部分的總和相符。

Square + NetSuite 整合方案

確定範圍前我們會確認的事項

您的銷售點系統設定、分店數量和支付方式組合,決定了整合應如何運作。

分店與交易

您經營多少個 Square 分店、處理哪些交易類型,以及每筆交易是否過帳至獨立的子公司。

收入明細與過帳

您是否需要來自 Square 票據的品項級明細還是每日摘要,以及手續費和小費應如何記錄。

庫存所有權

庫存是存在於 Square、NetSuite 還是兩者皆有,以及庫存水平是否需要跨系統保持同步。

退款與對帳

退款和作廢如何沖銷原始的 NetSuite 分錄,以及是否需要進行付款層級的銀行存款對帳。

Crash illustration

我們將根據您的設定,設計合適的同步頻率、過帳結構和分店對應方式。

SQUARE + NETSUITE

整合運作方式

Square 的存款在過帳至 NetSuite 前,會分解為銷售總額、手續費、小費、稅金和退款,每個組成部分都會被導向正確的總帳科目,並自動更新各分店的庫存。

1
存款在進入總帳前即被分解
每筆 Square 結算款項被拆分為銷售總額、手續費、小費、稅金和退款——每個部分都過帳至其專屬的 NetSuite 科目。
2
每筆交易的小費過帳為薪資負債
小費金額在應付小費科目中建立分錄。當小費透過薪資發放支付時,負債在發薪週期間結清。
3
銷售稅每日過帳至負債科目
每筆 Square 交易收取的稅金於當日過帳至應付稅款科目,反映實際負債而非估算值。
4
分店銷售額對應至 NetSuite 倉庫記錄
每個 Square 分店對應一個 NetSuite 倉庫。任何分店的銷售、作廢和調整都會更新對應的倉庫記錄,無需手動輸入。
5
每筆退款建立連結的貸方分錄
每筆 Square 退款都會在 NetSuite 中產生一張連結至原始銷售的貸項通知單,無需外部報表即可在已儲存的搜尋中查看。
每日結帳變為抽查
隨著各組成部分每日正確過帳,淨存款與 NetSuite 相符。銀行對帳變為驗證,而非重建過程。

大多數 Square + NetSuite 整合方案可在兩週內確定範圍,並在 4 到 6 週內上線。讓我們來規劃您的方案。

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Square + NetSuite 整合方案

常見問題

Square 整合的主要成本驅動因素取決於您是只處理 Square POS,還是需要同時處理 Square Online 和 Cash App payments 等多個產品——每個產品都有不同的資料結構,需要單獨配置。Celigo 或 FarApp 等預先建置的連接器可以處理基本的訂單和付款同步,但 Square 的每日批次結算在需要針對小費、修飾符或 Square Capital 貸款扣除進行交易級詳細資訊時,會造成帳務核對的困擾。大多數企業低估了將 Square 的捆綁費用和多地點資料對應到 NetSuite 的 GL 帳戶和子公司的複雜性,特別是當 API 速率限制迫使您對大容量同步進行批處理時。當您意識到 Square 沒有原生的 NetSuite 整合時,實際範圍就會擴大,因此您要麼配置預先建置的 iPaaS 流程(仍然需要每個資料類型 1.5-5 小時的設置),要麼構建自訂 OAuth 連接,需要 8-12 週才能正確處理重複客戶和稅務對應。

是的。每個 Square 地點均會對應至 NetSuite 倉庫或地點記錄。任何 Square 地點的銷售、退款及庫存調整,均會自動更新對應的 NetSuite 庫存。若您在 Square 新增地點,該地點於設定期間將對應至 NetSuite 倉庫,並立即開始同步。

大多數實施專案會在 4 至 6 週內上線。前兩週為範圍規劃階段:將 Square 的存款結構映射至 NetSuite GL 帳戶,定義小費、稅金與費用應如何過帳,並設定庫存的位置映射。建置與測試則需另外兩至四週,其中包括平行運行階段,在此階段會將自動過帳與您目前的手動流程進行比對。

Square 會將退款與同一天的結算相互抵銷,因此退款金額不會顯示在存款金額中。此整合會在 NetSuite 中將每筆退款記為單獨的貸項備忘單,並連結至原始交易。您可以完整了解退款量和退款原因,而無需從 Square Dashboard 中提取單獨的報告。

是的。Square Online 訂單、實體店面 POS 交易,以及 Square Invoice 付款,均透過同一個 API 進行。該整合會依渠道標記每筆交易,讓您在 NetSuite 中能分別彙報 POS 與線上業績表現。

透過 Square 收取的小費將過帳至 NetSuite 中的應付小費負債帳戶。它們在交易層級與收入分開,因此您的營收總額不會被虛增。當您透過薪資發放小費時,該負債即被沖銷。您的財務團隊不再需要從 Square 報表中計算小費總額。

Square 在將款項存入您的銀行帳戶前會扣除處理費用。該整合透過從 Square 的 API 獲取交易總額數據,並按全額記錄收入,以反轉該淨額處理。費用將記入專屬費用帳戶。您銀行帳戶中的淨額存款隨後會與總收入減去費用、小費、稅金及退款的總和進行對帳。

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