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八達通 + NetSuite 整合方案

八達通每日處理香港數百萬筆拍卡即付交易。商戶收到批次結算,但 NetSuite 無法自動獲取任何資料。

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八達通標誌

The Problem

八達通 每日結算並扣除手續費。NetSuite 需要按地點列明的收入明細。此落差導致需依賴試算表作業。

香港幾乎人人都使用八達通付款。這不是信用卡,而是一種儲值系統。但將每日結算與實際銷售進行對帳非常痛苦,尤其當涉及手續費和退款時。大多數團隊使用試算表處理,但這種方式無法擴展。

何時選擇八達通 + NetSuite 整合方案更為合適

每天早晨都有人在 Excel 中手動處理結算檔案

您的團隊下載每日八達通報表,剔除手續費,然後手動將淨額輸入 NetSuite。每天如此,每個地點皆然。

結算資料匯入並拆分至正確的總帳科目

八達通結算檔案自動流入 NetSuite,總銷售額、手續費和淨存款金額自動分離。擁有多個地點的商戶,其每台終端機皆會對應至正確的 NetSuite 地點。

處理手續費隱藏在淨存款中

大多數團隊將淨額記為收入,從未拆分出支付給八達通的手續費。這項成本在損益表上是隱形的。

手續費過帳至專屬費用科目

八達通處理手續費會進入 NetSuite 中的專屬費用科目。您可以比較每個地點、每月支付的金額與其他支付方式的差異。

退款造成難以解釋的缺口

週二發出的退款可能直到週四才出現在您的結算中。存款金額低於預期,且無人能立即說明原因。

退款從發生日追蹤至結算影響日

退款會匹配到八達通扣除款項的結算批次。NetSuite 同時記錄退款發生日和結算影響日,因此從一開始就考慮到了時間差。

銀行對帳佔用大半個早晨

銀行存款只有一行記錄。八達通結算報表則有數百行。手動匹配需耗費數小時,且小錯誤會隨時間累積。

銀行存款自動匹配至結算記錄

根據八達通結算資料建立 NetSuite 存款記錄,金額完全符合預期。對帳變成一鍵匹配,而非手動拼圖。

需從多處彙整支付組合數據

您知道總收入,但不知道其中有多少來自八達通、信用卡、現金或轉數快——這些數據分散在不同的系統中。

NetSuite 中可取得支付方式明細

八達通交易會與其他渠道的交易一樣,按支付方式標記。儲存的搜尋結果可按地點和時間段顯示支付組合,讓您發現趨勢並爭取更優費率。

八達通 + NetSuite 整合方案

規劃八達通整合前我們會詢問的事項

八達通卡支付具有獨特的結算機制,這會影響 NetSuite 整合的建置方式。

終端機與結算檔案

有多少個銷售點地點接受八達通、每個地點是否單獨對帳,以及您如何接收結算資料。

結算延遲與時機

八達通通常在交易後第 1 或第 2 個工作日結算。您希望如何處理銷售日期與現金到帳日期之間的落差。

支付渠道、手續費與匹配

標準拍卡支付、線上支付,還是兩者皆有?處理手續費如何構成,以及您如何將結算與每日銷售點總額進行匹配。

Crash illustration

我們可以據此定義資料流、匹配規則及完整的專案範圍。

八達通 + NETSUITE

整合運作方式

八達通結算檔案匯入 NetSuite,總銷售額、手續費及退款調整金額將拆分至正確的總帳科目,每台終端機皆對應至其 NetSuite 地點。

1
結算檔案按每日排程匯入
自動擷取八達通每日結算報表,在將任何記錄寫入 NetSuite 之前,先解析報表以提取交易總額。
2
匯入時拆分總銷售額與手續費
每筆結算在匯入時拆分為總銷售額、手續費和淨存款,手續費會導向 NetSuite 中的專屬費用科目。
3
終端機對應至 NetSuite 地點
八達通終端機 ID 對應至相應的 NetSuite 地點記錄,因此擁有多個地點的商戶,其結算資料能過帳至正確的地點。
4
退款匹配至結算批次
退款會匹配到八達通扣除款項的結算週期,因此 NetSuite 同時記錄退款發生日和結算影響日。
建立存款記錄以供銀行對帳
為每筆八達通結算建立 NetSuite 存款記錄,金額完全符合預期,使銀行對帳成為直接匹配。

大多數八達通 + NetSuite 整合方案可在兩週內完成規劃,並於 4 到 6 週內上線運行。讓我們為您量身打造方案。

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八達通 + NetSuite 整合方案

常見問題

成本驅動因素完全取決於您要整合的 Octopus 產品——Octopus Energy(英國能源零售商)需要透過其電表讀數 API 和費率管理端點對能源帳戶和付款計畫進行複雜的對應,而 Octopus Deploy(部署工具)則需要將部署資料與 NetSuite 專案同步。如果是 Octopus Energy,您將面臨更高的成本,包括直接扣帳對帳、預付電表追蹤、Warm Home Discount 等監管方案的處理,以及將其特定 API 資料結構與 NetSuite 的 Advanced Revenue Management 模組整合以進行能源合約管理。Patchworks iPaaS 選項簡化了設定但增加了訂閱成本,而直接 API 整合則意味著需要應對 NetSuite 對高容量帳單資料的每日呼叫限制。

Octopus 整合涵蓋 Octopus 專用的結算與對帳流程。它與您目前處理信用卡、FPS、Alipay HK 或 WeChat Pay 的流程並行運作。好處在於所有支付方式最終都會匯入 NetSuite,並保持統一分類,因此您可以跨渠道分析支付組合,無需從五個不同來源提取數據。

通常需時 4 至 6 週。第一週涵蓋範圍規劃:將您的 Octopus 商戶終端機 IDs 對應至 NetSuite 地點,定義費用與退款應如何過帳,以及設定結算檔案匯入格式。建置與測試階段需時三至五週,其中包括一段並行期間,期間會將自動化入帳與您現有的手動作業流程進行比對。

來自 Octopus 的每日結算文件會被解析為各個組成部分:交易總額、處理費用、退款扣款及淨存款。這些項目會過帳至 NetSuite 中的獨立 GL 帳戶。當銀行存款入帳時,會與系統中預期的淨額相符,因此對帳僅為確認步驟,而非需要深入調查的工作。

可以。每個 Octopus 終端 ID 都對應到特定的 NetSuite 位置或子公司。結算資料自動發送到正確的實體,無需手動整理終端設備報告。新增位置只需要建立新的對應關係即可。

該整合會在終端機發出退款當日記錄該退款,並追蹤 Octopus 實際從哪個未來結算批次中扣除。NetSuite 會顯示這兩個日期,因此您的每日收入保持準確,銀行存款在扣除日期的短缺會自動說明。

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