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Netsuite 整合方案

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Microsoft Dynamics 365 + NetSuite 整合

帳戶和商機存在於 Dynamics 365 中。銷售訂單和發票存在於 NetSuite 中。若無同步機制,就有人得在不同系統分頁間重新輸入記錄。

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Microsoft Dynamics 365 標誌

The Problem

Dynamics 365 擁有帳戶記錄。NetSuite 擁有銷售訂單。當這兩者不同步時,每一次交接都是手動操作。

業務代表在 Dynamics 365 中工作,財務部門在 NetSuite 中工作,若不切換系統,就無法查看訂單或發票狀態。有人用試算表來彌補這個落差。這種情況持續越久,每個人就越會發明自己的變通方法,而沒有人信任這些方法。

何時 Microsoft Dynamics 365 + NetSuite 整合會是更合適的選擇

同一客戶記錄在兩個系統中分別維護

銷售部門在 D365 建立帳戶。財務部門在 NetSuite 建立客戶。在一個系統中進行的地址修正永遠不會傳到另一個系統,兩邊的記錄隨著時間推移會產生差異。

具衝突解決規則的雙向帳戶同步

帳戶和聯絡人在 D365 與 NetSuite 之間同步,並採用您定義的衝突規則。D365 中的新帳戶會在 NetSuite 建立客戶記錄,而欄位層級的所有權決定了當兩邊都變更時,以哪個系統的數據為準。

已成交的交易需從頭開始重新輸入為銷售訂單

當 D365 中的商機被標記為「已贏得」時,有人會將品項、數量和價格複製到 NetSuite 中,建立為新的銷售訂單。每個欄位都是手動輸入,每個欄位都可能出錯。

已贏得的商機自動建立 NetSuite 銷售訂單

在 D365 中關閉商機會觸發在 NetSuite 建立銷售訂單,其中品項、價格和客戶詳細資料均已對應完成。後續的履行流程可直接接手,無需等待重新輸入。

在兩個不同系統中重複建立報價

銷售部門在 D365 建立報價。如果客戶接受,財務部門再從頭開始在 NetSuite 建立估價單。兩份理應相符的文件,卻常常不一致。

已核准的 D365 報價轉為 NetSuite 估價單

Dynamics 365 中已核准的報價會自動在 NetSuite 產生估價單,並帶入品項、價格層級和付款條件。財務部門無需重新建立銷售部門已完成的內容。

業務代表無法查看發票狀態

業務代表無法查看帳戶是否已開立發票、有哪些未結款項,或款項是否已支付。他們通常要等到客戶抱怨或財務部門提出逾期款項時才會知道。

發票與付款數據在 D365 內可見

來自 NetSuite 的未結發票、付款日期和未結餘額會顯示在 D365 的帳戶記錄上。銷售部門無需切換系統即可看到財務部門所見的資訊。

在未檢查逾期餘額前同意續約

客戶經理在不知道客戶已逾期 90 天且財務部門即將實施信用凍結的情況下,同意了續約。相關數據存在於另一個系統,且無人告知銷售部門。

付款狀況與信用狀態同步至 CRM

來自 NetSuite 的付款狀態、信用凍結標記和帳齡分組會推送至 D365。客戶經理在致電前就能掌握實際狀況。

Microsoft Dynamics 365 + NetSuite 整合

規劃前我們會確認的事項

您的 CRM 模組和從報價到訂單的流程決定了整合的範圍。

模組與部署方式

您要連接哪些模組(銷售、客戶服務、現場服務)?線上版或內部部署版?

報價到訂單流程與客戶

已贏得的報價是否應自動在 NetSuite 建立銷售訂單?當帳戶同時存在於兩個系統時,哪個系統擁有客戶記錄的主導權?

組織結構對應

Dynamics 的業務單位或團隊結構是否需要對應到 NetSuite 的子公司或部門?

自訂實體與即時數據

是否有需要進行數值轉換的自訂實體?業務代表是否需要查看 NetSuite 的即時數據,如信用額度或庫存?

Crash illustration

這讓我們能規劃整合架構、欄位對應和交付時間表。

DYNAMICS 365 + NETSUITE

整合運作方式

帳戶、商機和報價在 Dynamics 365 與 NetSuite 之間雙向同步,並為每個欄位定義衝突規則,讓銷售和財務部門能基於相同的客戶與交易數據工作。

帳戶同步與欄位層級衝突規則
D365 與 NetSuite 雙向同步。欄位所有權規則決定發生衝突時以哪個系統為準。D365 的新帳戶會在 NetSuite 建立記錄。
已贏得的商機建立銷售訂單
關閉 D365 商機會觸發在 NetSuite 建立銷售訂單,其中品項、價格和客戶詳細資料均已對應。後續履行流程無需重新輸入即可開始。
已核准的報價轉為估價單
已接受的 D365 報價會在 NetSuite 產生估價單,並帶入品項、價格層級和付款條件。財務部門無需重新配置銷售部門已設定的內容。
發票與付款狀態顯示於 D365
來自 NetSuite 的未結發票、付款日期和未結餘額會發布到 D365。銷售部門無需切換至 ERP 系統即可查看當前帳單狀態。
信用凍結與帳齡數據推送至 CRM
來自 NetSuite 的付款帳齡和信用凍結標記會同步至 D365。客戶經理在啟動續約或新條款前,會先檢查財務狀況。

大多數 Dynamics 365 + NetSuite 整合方案能在兩週內完成規劃,並在 8 到 12 週內上線。讓我們為您規劃。

Microsoft Dynamics 365 + NetSuite 整合

常見問題

成本取決於您同步多少個 D365 實體——帳戶、商機、報價單——以及記錄的數量,這會影響 API 使用量和速率限制,特別是 NetSuite 的嚴格並發限制(15-55 個請求),在大量交易場景中經常會導致 429/403 錯誤。當您將 D365 的業務單位對應到 NetSuite 子公司時,複雜性會大幅增加,特別是在多貨幣設置中,兩個系統處理轉換的方式不同,加上 D365 的 Common Data Service 架構與 NetSuite 的 SuiteTalk API 會產生額外的中介軟體需求。再加上 D365 的靈活產品目錄對比 NetSuite 的嚴格項目結構、關係對應的複雜性(如帳戶階層)以及活動追蹤無法與 NetSuite 有限的 CRM 功能對齊,您可能需要超越預建連接器(如 Celigo 或 Commercient SYNC)的自訂中介軟體來正確處理報價到現金的流程,並面臨持續的實施和監控開銷。

當商機在 Dynamics 365 中移動到「已贏得」狀態時,整合會取得訂單項目、定價、客戶參考和運送詳情。它在 NetSuite 中建立銷售訂單,並對應到正確的客戶、子公司和項目記錄。如果出現不符的情況(未知項目、遺漏的客戶),系統會將記錄標記為待審查,而不是建立損壞的訂單。

這其實是我們常見的情境之一。公司 A 使用 NetSuite,收購了運行於 D365 上的公司 B,現在需要讓這兩個系統互通。挑戰通常在於多子公司映射、客戶記錄重疊以及不同的會計科目表結構。我們會將去重和實體映射納入範圍規劃中,以確保整合後不會產生重複的客戶記錄,也不會將訂單路由至錯誤的子公司。

兩者皆可,視欄位而定。在範圍界定階段,您將為每個欄位定義歸屬權。面向銷售的資料,例如主要聯絡人、電話號碼和客戶經理,通常保留在 D365 中。財務資料,例如付款條件、信用額度和帳單地址,通常保留在 NetSuite 中。整合系統會強制執行這些規則,因此其中一套系統無法覆寫另一套系統擁有權的欄位。

可以。發票號碼、日期、金額、到期日期和付款狀態從 NetSuite 同步到 D365 帳戶記錄中。銷售代表無需離開 CRM 即可查看未清項目和已付款項目。資料會按您設定的時間表重新整理,通常每 15 到 30 分鐘更新一次。

通常需要 8 到 12 週。前兩週涵蓋範圍界定:將 D365 實體對應到 NetSuite 紀錄、定義欄位所有權規則,以及決定地址和付款條款等共享欄位的優先順序。構建和測試需要 4 到 8 週,具體取決於您需要的交易類型數量(僅限聯絡人對比完整的機會至訂單至發票流程)。我們會執行平行期間,在切換之前讓手動和自動化流程並行運作。

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準備好連接 Dynamics 365 和 NetSuite 了嗎?

Our engineers will review your setup, map your systems, and, if it makes sense to move forward, provide a clearly scoped proposal. No pressure.