現代金融和會計部門正面臨前所未有的混亂時代。他們不斷面臨著加快結帳速度、實時掌握現金流動情況以及處理日益增加的數據量的壓力。但許多企業仍依賴Excel電子表格、手動輸入數據和冗長的批准流程，這種模式難以跟上市場和運營需求的快速變化。在最近的一次網絡研討會中，ONE Pacific與Workato合作展示了低代碼/無代碼自動化如何能夠減輕這些壓力，特別聚焦於NetSuite生態系統。通過將Workato融入NetSuite中心工作流程，組織可以減少瑣事工作、減少錯誤，並使其財務團隊專注於戰略性、高價值的活動，而不是日常的苦力工作。
本文補充了該網絡研討會，深入探討了財務自動化的演變、NetSuite和Workato集成的具體優勢，以及會議期間展示的實時情景。主要目標是說明如何精心結合雲ERP、用戶友好的自動化和安全的數據流程可以使財務部門擺脫重複性任務，並將其定位為企業其他部門的戰略合作夥伴。
(請查看下面的完整視頻)
金融領域的轉變
金融和會計傳統上與每月或每季度的週期相關。諸如發票處理、對賬、數據合併和交易審計等任務通常會佔用月份的大部分時間。研討會的一個關鍵觀察是，這種方法在簡單的時代可能有效，但現代組織需要以更快的速度運作。高管不僅希望實時報告，而且監管要求通常需要即時追踪財務數據。隨著更多數據來源投入使用——電子商務平台、訂閱計費系統、物流儀表板——金融團隊很快就可能淹沒在電子表格和基於電子郵件的批准中。
NetSuite已經成為這種環境中最受歡迎的雲端ERP之一，因為它提供了實時數據訪問、直觀的基於角色的儀表板和易於擴展性。然而，即使是NetSuite本身也無法完全消除所有手動工作。每個獨特的企業都有特定的流程、批准流程和超出ERP標準模塊範圍的數據共享協議。這就是像Workato這樣的解決方案發揮重要作用的地方。Workato的平台通過非技術用戶可以配置的“食譜”將NetSuite連接到其他應用程序——如Slack、Microsoft Teams、Salesforce、Jira或Shopify。當這些自動化功能得到正確實施時，這些自動化功能可以確保數據在系統之間無縫移動，從而消除了會計師或運營專家手動複製和粘貼記錄的需求。
自動化財務流程的好處
在網絡研討會中，我們討論了幾個好處。首要好處是節省的時間。在研討會中引用的一家主要科技公司成功地通過依賴明確的規則和電子工作流程自動化了其70％應付賬款流程。對於較小的企業來說，情況同樣引人注目。他們沒有大型財務團隊的奢侈，因此隨著交易量增加，擴展手動流程變得不可行。通過自動化重複性任務和數據同步，組織可以有效地處理更多交易量而無需增加人手。
第二個好處是提高準確性和數據一致性。手動輸入容易出錯，尤其是在繁忙時期或團隊分佈在不同辦公室或時區時。例如，從電子商務平台提取數據，然後輸入NetSuite，容易導致數字不匹配、記錄遺失或退款被忽略。一旦設置了自動化“配方”，出現在Shopify中的數據可以毫不費力地出現在NetSuite中，中間無需按鍵—幾乎消除了輸入錯誤。
第三個好處是財務週期的速度和透明度。由於Workato可以處理“創建訂單”或“批准發票”等觸發器，因此可以立即通知關鍵用戶。這消除了財務部門等待幾天才能完成銷售團隊簽訂合同或經理批准發票的可怕情況。相反，相關的合作者會在Slack或Teams中收到消息，點擊批准（或拒絕），NetSuite狀態會立即更新。這種幾乎實時的移交轉化為更快的月結、更快的對賬和整體更靈活的財務團隊。
無代碼/低代碼：為什麼重要
傳統的集成項目通常需要專業開發人員或數月的編碼。然而，在財務領域，速度至關重要，預算可能不允許大規模的IT擴展。低代碼/無代碼平台，如Workato，旨在讓沒有深入編程知識的個人可以拖放字段、定義if-then語句，以及用簡單的英語設置觸發器和操作。這種自動化的民主化意味著最了解數據和流程的財務和運營團隊可以自行設計其解決方案。
一旦您部署了像Workato這樣的自動化平台，每個額外工作流程的增量成本顯著降低。換句話說，最初的幾個配方可能會取代應收賬款或採購支付中最痛苦的手動步驟。不久之後，同一工具可以處理人力資源、營銷甚至IT支持中的任務，而幾乎不增加額外的複雜性。您自動化得越多，後續的自動化就會變得更加順暢和更便宜。
此外，許多商業用戶欣賞在輔助系統中更新內容時立即看到NetSuite變化的即時性。例如，如果您運行多個電子商務商店，您可以將所有數據流統一到NetSuite中的一個“真實來源”環境中。您可以設置Workato連接器，參考SKU字段、客戶詳細信息或折扣規則，只需點擊幾下。從那裡，系統處理其餘事宜，財務部門看到ERP中所有商業活動的準確反映，而無需為每個商店建立（和重建）自定義代碼。
網絡研討會中的範例
以下是視頻中討論的一些真實應用案例：
- 通過 Slack 創建客戶記錄
在這個例子中，只需通過簡短的 Slack 命令，如“/onepac create customer”，Workato 就會提示輸入詳細信息（公司名稱、聯繫信息、年收入估計）。用戶提交後，平台會自動在 Salesforce（銷售團隊的 CRM 數據）和 NetSuite（財務記錄）中創建或更新相應的客戶記錄。這種任務的整合確保沒有人需要輸入兩次數據，財務和銷售團隊都能立即看到。 - 在 Microsoft Team 中進行批准和工單更新
另一個場景展示了一個批准工作流程，比如對發票或高價值採購的批准。一旦發票達到閾值，Microsoft Teams 中會出現一條消息，要求經理“批准”或“拒絕”。點擊其中一個按鈕後，NetSuite 的狀態會實時相應更改。這減少了發送 PDF 或等待簽名的摩擦，特別是當財務人員可能分佈在多個辦公室時。 - 將 Jira 工單連接到 Slack
我們展示了在 Jira 中進行更新（例如工單從“進行中”到“已解決”）會自動通知 Slack 中相關的利益相關者，他們可以一鍵標記為完成。儘管這通常被視為 IT 支援方案，但相同的原則也適用於財務團隊處理內部要求的預算更改、費用報銷或供應商問題。所有事情都在幕後流向 NetSuite 環境，以便隨時查看最新狀態。
這些例子都突顯了同一個基本觀點：一旦建立了用戶友好的自動化工具，啟動新的工作流程就變得微不足道。您可以決定將多個電子商務商店（Shopify、Magento、Amazon）統一到 NetSuite 以進行庫存和履行，或者將您的 ERP 連接到大數據倉庫以提供實時分析。字段映射和身份驗證的重複編碼都由 Workato 平台處理，使最終用戶可以定義業務邏輯應該是什麼樣子。
現代金融的更深價值
儘管自動化的即時影響通常以節省的時間或消除的手動任務來衡量，但其漣漪效應更為深遠。將單調乏味的工作替換為自動化的財務團隊可以專注於更具戰略性的功能，例如：
- 在NetSuite的規劃模組中製作基於數據的預測和“假設”情景。
- 與銷售部門合作，優化折扣策略，利用與CRM的實時數據集成。
- 實時監控供應商表現，以便採購決策可以考慮到交貨時間或運輸成本，而無需猜測。
- 嵌入高級分析——預測模型、異常檢測——因為底層數據集可靠地捕獲在NetSuite或相關數據存儲庫中。
這也會在財務人員中培養更強烈的擁有感和參與度。當員工不再需要追蹤遺失文件或輸入無盡的數字時，他們可以發揮其分析能力。這反過來推動了保留員工、減少倦怠感，並創造了一個更積極的環境，使財務成為合作夥伴而不是瓶頸。
組織自動化研討會
對於不確定從何處開始的企業，主持人建議舉辦一個“自動化研討會”。這意味著召集財務、IT和運營的主要利益相關者，以確定最大的痛點和最適合自動化的流程。通常，這些是需要：
- 處理大量結構化數據（例如電子商務交易）。
- 除了一些if-then條件之外沒有真正複雜性的重複步驟（例如低於某一金額閾值的批准）。
- 依賴於多個系統，每個系統都有不同的登錄或數據格式。
- 持續的挫折感和錯誤的可能性（例如每日對賬支付）。
一旦確定了兩三個主要目標，您可以使用無代碼方法啟動一個試點。這可能意味著自動化一些小事情——例如在團隊中批准供應請求時在NetSuite中創建一個新供應商——但快速成功通常會促使進一步採用。
安全性和擴展性
Workato、NetSuite和相關的自動化平台也解決了一個關鍵問題：數據安全性。本地解決方案或臨時腳本可能容易出錯，缺乏強大的加密，或無法系統地跟踪變更。然而，現代雲平台在多個層面上包含安全性——身份驗證、數據加密、基於角色的訪問和詳盡的日誌記錄。這意味著每個自動化操作都會留下清晰的審計軌跡，這對於符合SOX或GDPR等合規倡議至關重要。這也使財務經理能夠看到是誰觸發了哪些流程，批准是否得到適當記錄，以及數據如何在每個步驟之間流動。
就擴展性而言，一旦您的自動化在一個地區或部門證明成功，您可以將它們複製到其他地方。一家不斷發展的跨國公司可能從NetSuite開始用於總部，集成單一的電子商務商店，然後逐步將相同的模式擴展到歐洲、亞洲或北美的多個商店。底層的配方可以被克隆並以最小的阻力進行調整，確保全球一致的最佳實踐。
展望未來
通過無代碼自動化，無需等待數周讓IT優先考慮一個集成項目。相反，財務專業人員可以直接設計和完善符合其確切痛點的自動化。通過這樣做，他們減少了溝通不良的風險，使改進週期靈活。這種方法呼應了企業技術的更廣泛轉變：業務部門希望對日常工具和流程擁有自主權，而IT在更廣泛的層面上監督治理和安全性。Workato的架構支持正是這種模式，使財務能夠在IT設定的保護圍欄內創建強大的數據流。
隨著市場動態繼續發展——從供應鏈中斷到新的電子商務模式——具有靈活財務運營的組織將更好地適應。NetSuite提供了集中的、實時的ERP基礎，而Workato擴展了該基礎以與任意數量的第三方應用程序和微服務進行交互。結合起來，它們提供了一種統一企業數據、加速批准、消除數據孤立，並向所有利益相關者提供一致視圖的方法。
結論和下一步
財務從後勤成本中心轉變為戰略中心的過程正在積極進行。像NetSuite這樣的雲ERP平台解決了許多基本的數據和報告需求，但實際的日常摩擦往往源於笨拙的手動任務。通過無代碼/低代碼自動化，這些差距會大幅縮小。財務部門不再需要在試算表之間移動和郵件發送發票，而是可以完善預測模型，探索更深入的分析，並對變化中的業務條件做出幾乎實時的回應。
對於準備加速這一過渡的公司，關鍵在於識別那些可以快速自動化的痛點——痛苦但又受規則驅動的流程。一個簡短的試點項目通常會證明價值，並激勵組織進一步自動化。隨著這種動力的增長，企業自動化其採購至支付、訂單至現金和記錄至報告週期的大部分，釋放有才華的員工從事財務更有意義和引人入勝的方面。
總之，NetSuite加上Workato為一個更精簡、更具響應性的財務部門打開了大門。花在數據輸入或追求批准的時間變成了投資於預測和戰略規劃的時間。結果是一個現代的財務功能，能夠提供實時見解，確保數據完整性，並保持在複雜商業環境中蓬勃發展所需的靈活性。
如果您的組織正在應對手動工作流程並尋求新的效率，現在可能是探索工作坊或概念驗證的時候了。利用我們的專業知識——在NetSuite和Workato方面豐富——引導您實現實用的自動化。您可能會發現，從重複任務到持續、數據驅動的改進之旅比起往昔似乎更簡單、更可實現。
立即聯絡我哋，討論如何 Workato 可以推動您嘅業務目標。
