Square + NetSuite 集成

Square 存款已扣除费用,因此金额从未与客户支付金额匹配。将其追溯回 NetSuite 每周需花费数小时。

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Square 标志

The Problem

Square 结算为扣除费用后的净额。1000 美元的一天存款为 971 美元。NetSuite 需要全额加上拆分出的费用支出。

Square 处理线下、线上甚至发票。但存款以扣除费用后的净额入账。1000 美元的销售日不会产生 1000 美元的存款。更像是 971.20 美元。现在您需要追踪 28.80 美元,跨越数十笔交易进行对账。

何时 Square + NetSuite 集成是更佳选择

NET DEPOSITS BOOKED AS GROSS REVENUE

银行显示 Square 存款,有人将其记为销售收入。但它是总销售额减去费用减去退款加上小费。GL 从一开始就是错的。

DEPOSITS BROKEN INTO GROSS COMPONENTS

每个 Square 存款拆分为总销售额、处理费、小费、收取的税款和退款。收入反映客户支付金额,费用过账到其各自的费用账户。

TIPS INFLATE REVENUE AND PAYROLL LIABILITY GOES UNRECORDED

小费与销售款在同一存款中入账。若不分离,会高估收入,且应付给员工的金额直到月底有人发现才会记录。

TIPS POST AS PAYROLL LIABILITY FROM DAY ONE

小费金额过账到 NetSuite 中的应付小费账户。当薪酬运行并支付小费时,负债即清除。无需猜测应付金额。

TAX COLLECTED BUT NOT ISOLATED IN THE BOOKS

Square 收取销售税,但它被捆绑在存款中。如果您的税款负债账户未每日更新,您只能在申报时估算应付金额。

TAX POSTS TO THE LIABILITY ACCOUNT ON EVERY TRANSACTION

每笔 Square 交易的销售税过账到 NetSuite 中的应付税款账户。余额在您需要时就在,而不是在季度末基于估算构建。

MULTI-LOCATION STOCK COUNTS NEVER AGREE

三个 Square 地点,三个 NetSuite 仓库。地点 A 的销售减少 Square 的计数,但 NetSuite 保留旧数字,直到有人手动更新。

INVENTORY ADJUSTMENTS SYNC PER LOCATION AUTOMATICALLY

每个 Square 地点映射到一个 NetSuite 仓库。任何地点的销售、退货和调整都会更新相应仓库的数量,无需人工干预。

REFUNDS INVISIBLE IN THE GL UNTIL YOU PULL A REPORT

Square 将退款与当日存款净额冲抵。财务部门无法看到发生了多少退款或成本多少,除非下载单独的报告并进行交叉引用。

EACH REFUND GETS ITS OWN CREDIT ENTRY IN NETSUITE

每笔退款在 NetSuite 中创建一个与原始销售关联的贷项凭证。退款数量、原因和趋势在保存的搜索中可见,无需离开系统。

RECONCILIATION IS A WEEKLY PROJECT FOR SOMEONE ON THE TEAM

某人下载 Square 结算报告,将其与银行存款进行比较,并尝试将两者匹配回 NetSuite。这需要数小时,且错误会延续。

DAILY RECONCILIATION BECOMES A QUICK REVIEW

随着每日正确过账总组件,NetSuite 中的银行对账是抽查,而非项目。净额存款与其各部分之和匹配。

Square + NetSuite 集成

范围界定前我们将确认的事项

您的 POS 设置、地点数量和支付组合决定了集成应如何工作。

LOCATIONS AND TRANSACTIONS

您运营多少个 Square 地点,处理哪些交易类型,以及每个地点是否过账到单独的子公司。

REVENUE DETAIL AND POSTING

您需要 Square 票据中的项目级明细还是每日汇总,以及费用和应如何记录小费。

INVENTORY OWNERSHIP

库存是存在于 Square、NetSuite 还是两者之中,以及库存水平是否需要在系统间保持同步。

REFUNDS AND RECONCILIATION

退款和作废如何冲销原始 NetSuite 条目,以及是否需要按支付级别的银行存款对账。

Crash illustration

我们将根据您的设置设计正确的同步频率、过账结构和地点映射。

SQUARE + NETSUITE

集成工作原理

Square 存款在过账到 NetSuite 之前会被分解为总销售额、费用、小费、税款和退款,每个组件都会路由到正确的 GL 账户,并且每个地点的库存会自动更新。

1
Deposits Decomposed Before Hitting the GL
每个 Square 结算拆分为总销售额、费用、小费、税款和退款——每个过账到其各自的 NetSuite 账户。
2
Tips Post as Payroll Liability Per Transaction
小费金额在应付小费账户中创建条目。当通过薪酬支付小费时,负债在支付周期之间清除。
3
Sales Tax Posted to Liability Account Daily
每笔 Square 交易收取的税款当天过账到应付税款账户,反映实际义务而非估算。
4
Location Sales Map to NetSuite Warehouse Records
每个 Square 地点映射到一个 NetSuite 仓库。销售、作废和调整更新匹配的仓库记录,无需手动输入。
5
Each Refund Creates a Linked Credit Entry
每笔 Square 退款在 NetSuite 中生成与原始销售关联的贷项凭证,在保存的搜索中可见,无需外部报告。
Daily Close Becomes a Spot-Check
随着组件每日正确过账,净额存款与 NetSuite 匹配。银行对账变为验证,而非重建。

大多数 Square + NetSuite 集成在两周内完成范围界定,并在 4 到 6 周内上线。让我们为您规划。

Square + NetSuite 集成

常见问题

Square 集成的主要成本驱动因素取决于您是仅处理 Square POS,还是需要管理 Square Online 和 Cash App 付款等多个产品——每个产品都有不同的数据结构,需要单独配置。Celigo 或 FarApp 等预构建连接器可以处理基本的订单和付款同步,但 Square 的每日批量结算在您需要获取提示、修饰符或 Square Capital 贷款扣款等交易级详情时会产生对账问题。大多数企业低估了将 Square 的捆绑费用和多地点数据映射到 NetSuite GL 账户和子公司的复杂性,尤其是在 API 速率限制迫使您进行大容量批量同步时。当您意识到 Square 没有原生 NetSuite 集成时,真正的范围会扩大——您要么需要配置预构建的 iPaaS 流程(每种数据类型仍需 1.5-5 小时的设置时间),要么需要构建自定义 OAuth 连接(需要 8-12 周时间来正确处理重复客户和税务映射)。

大多数实施项目将在 4 至 6 周内上线。前两周为范围定义阶段:将 Square 的资金入账结构映射至 NetSuite GL 账户,定义小费、税款和费用应如何过账,以及设置库存的位置映射。开发与测试需要另外两到四周,其中包括并行运行阶段,在此阶段会将自动过账与当前的手动流程进行对比。

是的。每个 Square 门店都会映射到 NetSuite 仓库或地点记录。任何 Square 门店的销售、退款和库存调整都会自动更新相应的 NetSuite 库存。如果您在 Square 中添加新门店,它将在配置期间映射到 NetSuite 仓库,并立即开始同步。

通过 Square 收集的小费会过账至 NetSuite 中的应付小费负债账户。它们在交易层面与收入区分开来,因此您的营收总额不会被虚增。当您通过薪资发放小费时,该负债即结清。您的财务团队不再需要从 Square 报表中计算小费总额。

Square在存入您的银行之前会扣除处理费用。该集成通过从Square的API拉取总交易数据并以全额过账收入来反转该净额处理。费用转到专用支出账户。您银行中的净存款随后与总收入减去费用、小费、税款和退款的总和相核对。

是的。Square Online 订单、店内 POS 交易以及 Square Invoice 付款均通过同一 API 处理。该集成会根据渠道标记每笔交易,使您能够在 NetSuite 中分别分析 POS 与线上渠道的业绩表现。

Square 将退款与同日结算相抵,因此退款在deposit金额中不可见。该集成在 NetSuite 中将每笔退款作为单独的credit memo进行过账,并关联到原始交易。您可以完全了解退款量和原因,无需从 Square Dashboard 拉取单独的报告。

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