Alibaba + NetSuite 集成

您在 Alibaba 上寻源。到岸成本、AP 账龄和库存估值均在 NetSuite 中处理。大多数团队通过电子邮件和手动 PO 录入来连接这些环节。

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Alibaba 标志

The Problem

Alibaba 是您寻找供应商的地方。NetSuite 是订单转化为采购记录的地方。交接过程是手动的。

在 Alibaba 和 1688.com 上,您管理供应商报价、确认 PO 并跟踪付款里程碑。一旦货物发出,情况就会改变:关税计算、运费分摊、单位到岸成本及 AP 计划都需要在 NetSuite 中处理。每月处理 50 多个 PO,涉及十几家供应商,以 RMB 计价,而您的账簿使用 USD 或 HKD,仅货币转换就会带来麻烦。如果货物到货短缺或供应商发票与 PO 不符,则没有自动方式来标记。

何时 Alibaba + NetSuite 集成是更优选择

采购订单在两个系统中重复录入

您的采购员在 Alibaba 上确认 PO,然后手动将数量、价格和交货日期重新输入 NetSuite。每月 30 多个 PO,出现数字颠倒错误只是时间问题。

ALIBABA POs 自动创建 NETSUITE 记录

Alibaba 上确认的采购订单会在 NetSuite 中创建相应的 PO 记录,行项目、RMB 成本和预期交货日期已映射到正确的供应商和子公司。

货物到达数天后更新库存

当货物清关时,有人更新共享电子表格。NetSuite 库存直到录入后才反映实际收货,有时要延迟数天。

发货里程碑触发商品收货

来自 Alibaba 的发货确认会触发 NetSuite 中的商品收货记录。库存更新是在货物实际到达时,而不是有人登录记录时。

到岸成本在 NetSuite 外部的工作簿中计算

关税、运费和保险费来自三个不同的供应商。财务部门从报关行、货运代理和检验公司收集发票,然后在 ERP 之外的电子表格中分摊成本。

运费、关税和保险费分摊至 PO 行

使用 NetSuite 的到岸成本模块捕获并分摊到岸成本组件。库存估值反映真实的总成本,而不仅仅是供应商发票金额。

三种不同的 FX 汇率,手动跟踪

下单、定金付款和尾款付款时的 RMB 汇率各不相同。大多数团队选择一个并接受差异,而不是跟踪所有三个。

每个付款里程碑记录汇率

每个 PO 记录每个付款阶段的 RMB 金额和适用汇率。NetSuite 在支付供应商账单时计算已实现的 FX 损益。

与 PO 行不匹配的 Trade Assurance 付款

Alibaba 将 Trade Assurance 付款按里程碑分批或拆分。打入您银行的金额不对应单个 PO,因此每月 AP 对账都是一项手动难题。

每个付款里程碑映射至供应商账单

定金、尾款和 Trade Assurance 释放付款分别创建或更新 NetSuite 中相应的供应商账单。AP 账龄显示已支付和未支付的确切内容。

无采购报告,因为数据分布在三个地方

您无法报告供应商交货期、到岸成本趋势或按类别支出,因为 PO 在 Alibaba,收货在电子表格中,付款分散在多个系统中。

供应商绩效和成本趋势在一个地方

当 PO、收货、到岸成本和付款都在 NetSuite 中时,保存的搜索无需任何手动整合即可显示供应商绩效、成本趋势和未结订单状态。

Alibaba + NetSuite 集成

我们需要评估的 Alibaba 范围

这些因素决定了项目范围、时间表以及我们的构建方法。

平台与销售模式

无论您是在 Alibaba.com (B2B 国际)、1688.com (B2B 中国国内) 还是两者都销售,以及 Trade Assurance 如何映射到 NetSuite。

费用、货币与 FX

Alibaba 交易费用和跨境费用应如何过账,以及订单是以 USD、RMB 还是多种货币结算。

产品数据与列表同步

您是在仅管理 Alibaba 卖家门户中的列表,还是需要 NetSuite 商品数据自动推送到 Alibaba。

物流与 RFQ 处理

您是使用 Alibaba Freight 还是自行安排运输,以及 RFQ 是否应在 NetSuite 中创建估算或商机。

Crash illustration

您的销售模式和贸易工作流决定了我们如何构建订单、付款和物流同步。

ALIBABA + NETSUITE

集成工作原理

Alibaba 采购订单、发货里程碑、到岸成本及 Trade Assurance 付款如何流入 NetSuite 采购记录。

1
确认的 PO 创建 NetSuite 记录
确认的 Alibaba PO 创建 NetSuite PO,行项目、RMB 成本和交货日期映射到正确的供应商和子公司。
2
发货里程碑触发商品收货
发货确认事件在 NetSuite 中创建商品收货记录。库存更新是在货物到达时,而不是有人登录记录时。
3
到岸成本分摊至 PO 行
运费、关税和保险费输入 NetSuite 的到岸成本模块并分摊至 PO 行。库存估值反映真实的总成本。
4
每个付款阶段捕获 FX 汇率
每个 PO 记录订单、定金和尾款付款时的 RMB 金额和汇率。NetSuite 在结算时计算已实现的 FX 损益。
Trade Assurance 里程碑映射至供应商账单
定金、尾款和 Trade Assurance 付款创建或更新相应的供应商账单。AP 账龄反映已支付和剩余的内容。

大多数 Alibaba + NetSuite 集成在两周内完成范围界定,6 到 8 周内上线。让我们为您规划。

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Alibaba + NetSuite 集成

常见问题

阿里巴巴集成的主要成本驱动因素取决于您是在同步B2B市场大宗订单和贸易保障付款的运营,还是仅处理零售交易。虽然来自 Celigo 或 Rutter 的预构建连接器可以处理基本的产品列表和订单流,但您很可能需要定制工作来处理阿里巴巴的多层定价、询价系统和最小订购量 (MOQ) 要求,这些要求无法直接映射到 NetSuite 的物料记录。

贸易保障付款和佣金对账增加了复杂性,因为与 Amazon 或 eBay 不同,NetSuite 没有原生的阿里巴巴连接器。如果您处理的是高量B2B交易,需要考虑按交易量扩展的持续 iPaaS 订阅成本,以及您是否需要实时同步或批量同步。

是的。Trade Assurance 里程碑付款——定金、生产确认、发货确认——每一笔均会在 NetSuite 中创建或更新供应商账单记录。托管释放金额将映射为针对这些账单的付款核销,从而确保您的 AP 账龄在整个订单生命周期中保持准确。

可以支持,但 1688.com 的界面有所不同,且相比国际版 alibaba.com 平台,其数据访问权限更为有限。集成方式取决于您的下单途径——是通过采购代理、直接在 1688 上操作,还是混合模式。我们将在范围界定阶段梳理您的实际工作流程,并据此进行构建。

计划6到8周。前两周是范围界定:将您的Alibaba订单结构映射到NetSuite PO字段,定义着陆成本分配规则,以及为人民币交易设置多币种处理。构建和测试需要另外4到6周,包括一个并行运行阶段,在该阶段自动化PO在您停止手工处理之前要针对现有的手工流程进行验证。

PO 以订单日期的汇率以 RMB 创建。当您通过 Trade Assurance 支付定金时,该支付以支付日期的汇率记录。余款支付也是如此。NetSuite 在每个步骤计算外汇收益或损失,并自动过账。如果您的账簿以 USD 或 HKD 计价,您可以清楚地了解每份订单的汇兑变动成本。

落地成本组成部分——运费、关税、保险费、检验费——在货物抵达时予以归集,并通过落地成本模块分摊至 NetSuite 中的原始 PO 行。您在范围定义阶段定义分摊方法(按价值、按重量、按数量或自定义公式)。配置完成后,每个组成部分会自动更新商品的库存成本。您的毛利报告反映的是产品实际落地成本,而不仅仅是出厂价。

每个 Alibaba 供应商都会映射到 NetSuite 中的一个供应商记录,包含该供应商的 Alibaba ID、付款条款、默认货币和交货周期。当第一份 PO 下达时,新供应商会自动创建。如果您已经在与 20+ Alibaba 供应商合作,我们将在实施期间进行批量供应商设置,而不是等待它们陆续导入。

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